Постулат №1: Сохраняйся перед и после каждого серьезного изменения

И так первая статья цикла «Постулаты Excel» посвящена важности своевременного сохранения.

Я думаю, что сторонников своевременного сохранения будет 99,9%, поэтому как таковой линии аргументации не будет.

Приведу несколько жизненных случаев, когда мы хватаемся за голову, когда уже становится слишком поздно:

1. Отключили электричество;
2. Программа не отвечает;
3. Ctrl+Z уже не помогает.

Чтобы избежать неприятных моментов важно вовремя сохранить выполненную работу.

В зависимости от объёма данных, с которым вы работаете, подход к сохранению может быть диаметрально разным.

К примеру, я бы не рекомендовал включать функцию автосохранения, если вы работаете с большим объемом данных, так как процесс автосохранения сохраняет все открытые книги, в которые вносились изменения каждые N-минут.

А теперь представьте ситуации, когда автосохранение неудобно или даже опасно:

1. Вы сконцентрировались на важной формуле и в это время запускается процесс сохранения, как минимум вы теряете логическую последовательность своих действий из-за вмешательства внешнего фактора.
2. Вы отключили пересчет формул, чтобы закончить все расчеты, потом нажать F9 и идти пить чай или на обед, но автосохранение нарушает ваши планы, и вы вынуждены ждать окончания процесса просчета формул, чтобы не потерять свои данные.
3. Автосохранение сохраняет все открытые книги, следовательно, если объем данных большой, то возможно нарваться и на пресловутое «Программа не отвечает» и вы будете вынуждены завершать процесс через Диспетчер задач и, следовательно, терять свои данные или переделывать заново.

Но когда вы работает с малым или средним объемом данных функция автосохранения ваш хороший помощник.

Давайте рассмотрим, как эту функцию включить и настроить или отключить в зависимости от ваших нужд.

Если у вас Excel 2007 нажмите кнопку Office (круглая возле строки меню), если у вас Excel 2010 и выше нажмите кнопку Файл (возле строки меню) и далее выберите «Параметры», в появившемся диалоговом окне выберите пункт «Сохранение» (рисунок 1.)

По умолчанию автосохранение включено и настроено на каждые 10 минут.

Вы можете выбрать интервал от 1 минуты до 120 минут и нажать ОК.

Если же вы хотите отключить автосохранение – снимите галочку и нажмите ОК.

Рисунок 1. Автосохранение

Так как я обычно работаю с большим объемом данных, функцию автосохранения я отключаю и самостоятельно слежу за актуальностью данных и именно поэтому постулат называется «Сохраняйся перед и после каждого серьезного изменения».

Т.е. когда вы понимаете, что: «сейчас я буду делать кое-что очень важное и я, в случае чего-нибудь, хотел бы начать с этого места» - сохранитесь.

И когда вы закончили делать что-то важное – сохранитесь (те, кто любит играть в компьютерные игры меня поймут).

Также рекомендую сохраниться перед протягиванием формулы на большое количество ячеек вниз (двойной клик), так как это может быть серьезная нагрузка на процессор и результат может вас огорчить зависанием, а сохранившись вы сможете завершить процесс через «Диспетчер задач» и уже по-другому подойти к решению задачи.

Я закончил рекомендовать, теперь давайте поговорим о способах сохранения:

Есть два основных способа сохранения:

1. «Сохранить»
2. «Сохранить как»

«Сохранить» – сохранение текущего файла с текущим именем в текущем месте с текущим расширением.

«Сохранить как» – позволяет сохранить копию файла с выбором нового имени, места и расширения.

«Сохранить» для нового, ранее несохраненного файла работает как «Сохранить как»

Как сохранять:

Самый быстрый способ – горячие клавиши:

Ctrl+S – Сохранить;
F12 – Сохранить как.

Способ на любителя – панель быстрого доступа:

Иконка дискеты – «Сохранить»;
Иконка для «Сохранить как» – отсутствует.

Способ для тех, кто не знает о существовании первых двух:

Файл --> «Сохранить» или «Сохранить как».

Наверное, это все, что я хотел рассказать про сохранение. Надеюсь кому-то это будет полезно.

Back to Top